Wie net als zzp’er begint, krijgt er naast het eigenlijke werk een tweede vak bij: de administratie. Facturen moeten aan wettelijke eisen voldoen, bonnetjes moeten zeven jaar bewaard blijven en de Belastingdienst verwacht op vaste momenten een aangifte. Voor veel starters is dat het deel van het ondernemen waar ze het minst zin in hebben.
De vraag is daarom niet zozeer of een boekhouder nodig is, maar welke taken een starter zelf goed aankan en waar een specialist meer oplevert dan hij kost.
Wat een starter zelf kan bijhouden
De dagelijkse administratie is goed zelf te doen. Denk aan het versturen van facturen met de juiste gegevens, zoals KvK-nummer, btw-identificatienummer, factuurnummer, datum en btw-bedrag, het bewaren van inkoopbonnen en het bijhouden van een urenregistratie. Wie elke week een halfuur reserveert om bonnen te uploaden en betalingen te koppelen, houdt het overzicht en voorkomt een stapel achterstallig werk aan het eind van het kwartaal.
De btw-aangifte per kwartaal
De meeste zzp’ers doen per kwartaal btw-aangifte, uiterlijk aan het eind van de maand na het kwartaal. Voor een dienstverlener met alleen binnenlandse klanten is dat met een bijgehouden boekhouding goed zelf te doen. Het wordt lastiger bij klanten in andere EU-landen, verlegde btw of de vraag of de kleineondernemersregeling past. Die regeling geldt bij een omzet tot 20.000 euro per jaar: er gaat dan geen btw op de facturen, maar de btw op inkopen kan ook niet meer worden teruggevraagd. Voor een starter met forse investeringen kan dat ongunstig uitpakken.
Aangifte inkomstenbelasting en ondernemersaftrek
Bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting hebben fouten de meeste gevolgen. Hier komen de winstberekening, de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de mkb-winstvrijstelling samen. Voor de zelfstandigenaftrek geldt het urencriterium van minimaal 1225 uur per jaar aan de onderneming, en juist dat vraagt om een sluitende urenregistratie. Wie hier twijfelt, laat de aangifte door een boekhouder opstellen of controleren.
De jaarrekening
Een eenmanszaak hoeft geen jaarrekening bij de Kamer van Koophandel te deponeren, maar voor de aangifte zijn wel een balans en een winst-en-verliesrekening nodig. Banken en verhuurders vragen bij een hypotheek- of huuraanvraag bovendien vaak om de jaarcijfers van de afgelopen jaren. Een door een boekhouder opgestelde jaarrekening maakt zo’n aanvraag doorgaans een stuk eenvoudiger.
Wat uitbesteden kost
Uurtarieven voor een zzp-boekhouder liggen grofweg tussen de 50 en 100 euro, maar veel kantoren werken met een vast maandbedrag. Bij Kroess & Visser, met een kantoor aan de Laan van Zuid Hoorn 70 in Rijswijk, begint dat voor een zzp’er bij 119 euro per maand. Het kantoor verzorgt boekhouding, btw-aangifte, jaarrekening en salarisadministratie en werkt met een vaste boekhouder per klant, zodat een starter niet elk kwartaal zijn situatie opnieuw hoeft uit te leggen.
Een middenweg voor het eerste jaar
Veel starters kiezen in het eerste jaar voor een tussenvorm: de dagelijkse boekingen zelf doen en de aangiften en de jaarafsluiting uitbesteden. Dat houdt de maandlasten beperkt. Wat er precies in een maandpakket zit, staat op kroessvisser.nl, en bij elk kantoor is het zinvol na te vragen of de aangifte inkomstenbelasting is inbegrepen of apart wordt berekend. Wie halverwege het jaar overstapt, levert het best de volledige administratie vanaf 1 januari aan, zodat de boekhouder de jaarcijfers in één keer kan opbouwen.